Günümüzde e-posta kullanımının hayatımızın bir parçası olmasıyla,  birçok kişi kendisine göre e-posta alışkanlıkları belirlemiştir.  Peki ya sizin her gün elinize ulaşan onlarca e-posta ile baş etmenizi sağlayan alışkanlıklarınız ne?  İşte e-postalarınızla ilgili kötü alışkanlıklarınızı yenmenizi sağlayacak 7 yol.

Hemen cevaplayın. Cevabını bilmiyorsanız bile.

Elinize ulaşan e-postaları mümkün olduğunca çabuk cevaplayın. Çünkü cevaplamadığınız sürece birikecek ve içinden çıkılmaz bir hal alacaktır. Cevabını bilmediğiniz e-postaları bile cevaplamanız sizin ilerleyen süreçlerde rahat etmenizi sağlayacaktır.  Cevabını bilmiyorsanız bile en azından kendinize zaman kazandıracak cümleler kullanarak cevaplayabilirsiniz. “Bir iki gün içerisinde bildireceğim” gibi.

Gerektiğinde konu kısmını değiştirin.

E-postaile konuşmalar uzadıkça konuyu anlamak ve toparlamak daha da zorlaşabilir. Bu yüzden, eğer yirmi mailden fazlası oluştuysa konu kısmını değiştirerek güncelleyebilirsiniz. Böylece hatırlamalar daha kolay olacaktır.

İlk cümleden fazlasını okuyun

Soru içerikli e-postalarda genellikle ilk cümleyi okuyup ona cevap vermek daha basit bir işlem gibi gelir. Çünkü her soru için ilgili kişiyle irtibata geçmek uğraştırıcı olabilir.  Ama bunun hiçbir mazereti olmamalı. Fazladan birkaç saniyenizi ayırıp açık bir şekilde e-postayı cevaplamanız daha iyi olacaktır.

Toplantı yapmak gerekebilir

Bazen e-postalar birçok önemli konu içerir ve bunları cevaplayıp karşı tarafla konuyu tartışmak meşakkatli olabilir. Bunun yerine fazla içerikli e-postalar gerçek hayata döküp küçük bir toplantı yapmak daha iyi olacaktır. Hem bu sayede e-postalarda konuştuğunuz kişiyle yüz yüze tanışma fırsatı bulabilirsiniz.

Bcc’de bulunduğunuz e-postaları cevaplamayın

Zaman zaman bilgi sahibi olmanız için Bcc’ye  eklenerek e-postalar size de iletilebilir. Ama unutmayın ki Bcc’de yer aldığınızı sadece e-postayı gönderen kişi bilecektir. Bu gizlilikle e-postayı cevaplamamanız zaman açısından sizin için rahatlatıcı olacaktır.

Sadece gerekli kişileri ekleyin

E-posta bir iletişim aracıdır ve çok fazla kişi eklediğiniz takdirde e-postanın kişiler tarafından cevaplanmasıyla ortam oyun odası havasına bürünecektir. Karmaşa oluşacaktır.  Büyük bir gruba e-posta göndermeniz gerekiyorsa, kişileri Bcc’ye eklemeniz daha sağlıklı olacaktır. Herkesi içeren bir konuşma olmayacak fakat gereken herkes bilgileri öğrenmiş olacaktır.

Döngüyü kapatın

İş hayatında en büyük rahatsızlık spamlar ya da e-postalar değildir. En hoşlanılmayan durum e-postaların cevaplanmamasıdır. E-postalar cevaplanmadığı takdirde bazen defalarca tekrarlanarak gönderilir cevap istenilen sorular. Bunlara cevap vermemek yerine “ anladım”, “ üzerinde çalışıyorum” gibi cümlelerle cevap verirseniz e-postalar döngüsünü kolaylıkla kapatabilirsiniz. Böylece insanların aklında oluşan “Spama mı düştü acaba?” ya da “Neden cevap vermiyor ?” gibi soruların oluşmasını engellemiş olursunuz.

Kaynak : sosyalmedya.co/